Sin inventario no hay ventas, y sin ventas no hay paraíso. Por eso es necesario tener muy pendiente las principales causas de quiebre de inventario y tomar las acciones necesarias para evitarlo. A continuación comentamos sobre las 5 más frecuentes y las soluciones basadas en mejores prácticas y casos de éxito.
1. Problemas en la Cadena de Suministro (Supply Chain): no suele ocurrir con mucha frecuencia, pero a veces surgen eventos fuera del control de este departamento que ocasionan retrasos en una o varias de las partes del proceso ( adquisición, producción y distribución), impidiendo así que que los productos lleguen a tiempo al mercado. Un ejemplo reciente han sido los retrasos en los embarques de productos desde las plantas de producción off-shore debido al COVID-19, un evento ‘black swan’ que tomó por sorpresa al mundo entero. Ante situaciones cómo estas, ¿qué pueden hacer las compañías? La mejor práctica es estar preparados con un Plan B para enfrentar eventos de alto impacto, listo para ejecutar de inmediato. Un caso de éxito interesante es el de H-E-B Stores, una de las cadenas de supermercados más grandes de Estados Unidos. Su Estrategia de Resiliencia de la Cadena de Suministros les permitió mantener abastecidos a sus clientes de manera razonable durante los Huracanes Katrina (2005) y Harvey (2017), y más recientemente durante la pandemia que azotó al mundo.
2. Fallos en la previsión de la demanda: en muchas categorías de productos hay picos de demanda en determinadas épocas del año – por ejemplo Navidad, y no prever los mismos conlleva pérdida de ventas, posible deserción de consumidores (brand switching) e insatisfacción de los retailers. Estos picos de demanda deben y pueden ser previstos mediante el análisis cuantitativo de la data y su interpretación cualitativa. Para ello las compañías líderes ponen atención a los siguientes puntos:
a. Desarrollar las capacidades analíticas de la organización, tanto cuantitativas como cualitativas, para hacer previsiones acertadas.
b. Asegurar que sus áreas de cadena de abastecimiento, planeación de la demanda y ventas trabajen en forma coordinada y guiados por la data.
c. Trabajar en estrecha colaboración con los clientes (retailers).
Una buena previsión de la demanda permitirá a los fabricantes abastecer con anticipación a sus clientes. Y su agencia debe estar prevenida y preparada para apoyar en esta parte del proceso asegurando el sell-thru y la disponibilidad en góndola o piso de venta de acuerdo al planograma y en el menor tiempo posible.
3. Problemas con la data: ya sea por inexactitudes en la captura de la misma o por tardanza en transmitir la información sobre inventario y disponibilidad. Por lo general esta falla se debe a que la aplicación que se usa no es la más adecuada y/o a falta de entrenamiento del personal de campo. Hoy en día, cuando la transformación digital y el uso de la data son mandatos imperativos para poder competir en el mercado, las compañías necesitan aplicaciones móviles que vayan más allá de lo básico (como el control de entrada y salida) y que puedan servir también como herramientas de gestión del inventario en el punto de venta.
4. Organización de la bodega del punto de venta: o mejor dicho desorganización, lo que dificulta tomar el inventario de forma correcta y rápida. Por lo general esto no suele ocurrir en el llamado canal moderno (supermercados de cadena, grandes almacenes), pero si en el canal tradicional – los mayoristas y las pequeñas tiendas de barrio (colmados, bodegas, pulperías, mini super, changarros, mom-and-pop, farmacias). El field force que atiende este canal debe ganar la confianza de los dueños de estas tiendas y lograr que les permitan ayudarles a organizar su almacén. Nuestra experiencia en GLM en los mercados que operamos ha sido positiva en este canal, ya que el cliente puede ver los resultados de inmediato: control de pérdidas, más rotación y mejor flujo de caja.
5. Falla en el sell-thru: muchas veces hay inventario suficiente en el almacén central del retailer (como una cadena de supermercados) pero no en los puntos de ventas, con la consecuente pérdida de ventas y riesgo de sustitución (brand switching). También sucede más de lo debido en los operadores de telefonía móvil, cuando tienen inventario de las diferentes marcas de celulares en su almacén central pero sus tiendas o las de sus distribuidores no. Para evitar esta situación el servicio de atención a los puntos de ventas debe incluir la gestión de sell-thru, para asegurar que el producto llegue a tiempo y en las cantidades correctas a todos los canales de ventas – directos e indirectos.
Recuerde: el sell-in y el sell-out son claves, pero el sell-thru también.
En conclusión, una buena gestión del inventario en los puntos de venta reducirá los quiebres de inventario y evitará el sobreinventario, incrementando las ventas tanto para el retailer como para el fabricante.
